Queridos lectores, en esta entrada vamos a comprender uno de los procesos más relevantes en la gestión de proyectos, el cual corresponde a las diversas técnicas y herramientas de estimación en la duración de actividades. Estimar correctamente nos ayuda a comprender mejor el proyecto y, cuanto más precisas sean, mejor podemos anticiparnos a los posibles riesgos para mitigarlos. Además, nos permite saber "exactamente qué" es el proyecto. Comprender un proyecto también es una herramienta de control, pues sabremos cuáles son las desviaciones y cambios que se presentan a medida que se desarrolla.
¿Cómo se identifica un proyecto?
Los proyectos son esfuerzos temporales y único que ayudan a
las organizaciones que los promueven para alcanzar objetivos estratégicos. Los proyectos pueden generar
productos, servicios o resultados.
La estimación
Estimar la duración es considerar la cantidad de periodos
laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.
Este proceso es clave, ya que se elaborará el cronograma del proyecto. Una vez
aprobado, pasará a ser la línea base sobre la cual se controlará el alcance.
La lista de actividades es esencial en este proceso, ya que se trata de estimar los recursos para las actividades. Los atributos de la actividad son necesarios para la estimación de los recursos de las actividades porque, al ser información complementaria de la lista de actividades, brindan datos adicionales útiles para la valoración particular de esta.
Por ejemplo, si la actividad/tarea es montar escritorios de oficina, sus atributos serán conocer las herramientas necesarias para montarlo y si requiere de un armado especializado. Esto permitirá determinar el tipo de herramientas (y su costo) así como el recurso (humano/intelectual) para realizarlo. Estos recursos deben ser considerados en cantidad y disponibilidad, pues es común que en el caso de los recursos humanos/intelectuales, la disponibilidad sea limitada a lo largo del proyecto.
Lo anterior nos lleva al análisis de las restricciones y supuestos.
Restricciones y supuestos
Las restricciones son factores que van a limitar las
opciones del equipo del proyecto, como los hitos, el cronograma, la fecha de
conclusión, contratos, condiciones especiales, etc.
Por su parte, los supuestos son factores que se consideran verdaderos en la planificación del cronograma, como las horas de trabajo por día/semana, los momentos del año en los que se ejecuta el trabajo, entre otros. Estos supuestos deben monitorearse para confirmar que siguen vigentes a lo largo del desarrollo del proyecto.
Ejemplos de restricciones
- No se permite que se ejecuten tareas del proyecto por la noche
- Se deben cumplir ciertas dimensiones de los muebles de oficina
- Se exige que los proveedores tengan una certificación ISO
- Terminar antes del fin del periodo escolar
- Las vialidades no admiten circulación de vehículos de ciertas dimensiones
- La ejecución del proyecto no debe interrumpir las actividades del resto de áreas de la organización
- Se asume que el equipo del proyecto trabajará 6 horas por día durante 5 días de la semana durante todo el proyecto
- Se asume cierto tipo de cambio durante las estimaciones
- Se asume que el clima no perjudicará significativamente el proyecto
- Se asume que no habrá disponibilidad de recursos en las fechas previstas
1. Estimar la cantidad de trabajo necesario para ejecutar la actividad
2. Estimar la cantidad de recursos necesarios para ejecutar la actividad
3. Estimar la cantidad de periodos laborables necesarios para ejecutar la actividad
Existen dos tipos de restricciones de tiempo que van a influir durante el desarrollo del cronograma.
Restricciones del tipo: "No comenzar antes del…" "No finalizar después del…" Son dependencias externas al proyecto que deben ocurrir para poder iniciar ciertas actividades del proyecto o inversamente, actividades que deben ejecutarse antes de un evento externo.
Por ejemplo: "No comenzar antes del…" podría hacer referencia a que la construcción no puede iniciar antes de que se otorguen los permisos para hacerlo. "No finalizar después del…" Podría hacer referencia a, por ejemplo, que en un proyecto de oficina no puede entregarse después de que se concrete el cambio de ubicación de una empresa.
Los clientes, partes interesadas o patrocinadores del proyecto pueden establecer eventos clave, o los hitos principales de finalización de ciertos productos entregables en una fecha. Son fechas de importancia superior que solo se pueden modificar con solicitudes de cambio revisadas. A veces los hitos indican interfaces con trabajos externos al proyecto.
Vamos a presentar aquí algunas de las herramientas y técnicas más empleadas en la gestión de proyectos.
Juicio de expertos: Es la consulta de personas
especializadas en materia de cierto tipo de trabajo. Dará respuestas concretas
a situaciones que no pueden ser resueltas por ningún participante del proyecto. Una forma bastante banal de clarificar esto, que va desde lo sencillo hasta lo complejo, es imaginando que deseamos transportar una mercancía refrigerada por cierta ruta. Si bien podemos estimar el tiempo de transporte tomando en cuenta lo que conocemos, solo quienes se dedican a transportar mercancías refrigeradas en esa ruta en especial sabrán estimar con una precisión muy alta el tiempo de transporte, pues probablemente ya tengan en mente las dificultadas asociadas al servicio, como la meteorología, el tránsito en ciertos días/horas, los tiempos técnicos, entre otros. Sin duda, el juicio de expertos es una de las herramientas que idealmente deben siempre tomarse en cuenta.
Estimación por analogía (Proyectos similares): Es tomar la
duración real de una actividad al cronograma de referencia, siendo similares
bajo un análisis. Es una técnica útil cuando hay poca información, sobre todo
al inicio de los proyectos. La precisión depende de la similitud. Es importante
ir afinando el detalle y estimaciones a medida que se tiene más información del proyecto.
Estimación paramétrica: Consiste en tomar una duración como
unidad de medida conocida y multiplicarla por la cantidad de esa medida que le
corresponden a la actividad actual. Un ejemplo de ello es considerar la
cantidad de personal y la cantidad de horas por día de trabajo, para obtener la
duración en días de trabajo necesarias.
Estimación por tres valores: Es el proceso de estimación
usando tres valores de duración planteados como "Optimista, probable y
pesimista" Se hace un promedio aritmético de las estimaciones y el
promedio en general es una estimación de valor único. Debajo, dejamos la fórmula para la aplicación de esta técnica de estimación.
Análisis de reserva: Después de las estimaciones por cualquiera de los métodos anteriores, se puede añadir tiempo de granularidad, holgura. Es decir, tiempo para contingencias. Esto es un reconocimiento al riesgo del cronograma. Se puede estimar como un porcentaje en la duración estimada de la actividad o como una cantidad fija al final de los periodos laborales. O bien, pueden obtenerse mediante un análisis cuantitativo de riesgos.
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