La triple restricción de los proyectos

En la entrada de hoy, haremos una introducción a la gestión de proyectos y sus aplicaciones al transporte.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único. Cuentan generalmente con un presupuesto. Todos los proyectos deben tener un inicio y un fin. Esto es esencial, pues de lo contrario no estamos hablando de un proyecto, sino de operaciones o programas.

Un proyecto trata sobre la gestión del cambio, por ello es importante mencionar que estos se alinean con el motivo de ser de la organización donde se desenvuelven. Los proyectos que mejor se adaptan a la misión y visión de la organización, recibirán más apoyo.

La construcción del nuevo Cablebús, la implementación de nuevos sistemas de pago en la red de movilidad integrada (MI) de la Ciudad de México o la ampliación de operaciones en la Terminal 1 por Aeroméxico son ejemplos de proyectos en el sector de transporte.

LA TRIPLE RESTRICCIÓN DE LOS PROYECTOS

Figura 1. Triple restricción de los proyectos

Todos los proyectos se sujetan a la triple restricción de los proyectos, que se representa mediante un triángulo de lados iguales. Dentro de este suele ubicarse la calidad. Si este equilibrio se rompe, el proyecto podría fracasar.

Pensemos en un ejemplo práctico en transporte: La construcción del aeropuerto Felipe Ángeles, en Santa Lucía, Estado de México.

El alcance es todo aquello que incluye el proyecto y lo que no se incluye. En nuestro ejemplo, la idea es construir un aeropuerto mínimamente funcional que cuente con al menos 33 posiciones para aeronaves, una terminal, ciudad aeropuerto, rediseño de espacio aéreo, vías de acceso, la reubicación de instalaciones militares, una torre de control, un área de carga, un museo, obras de pintado, complementarias, etc. Por ahora, el alcance inicial es ese. Las propuestas de ampliación futura no pueden considerarse como tal alcance, pues no están contempladas en la triple restricción del proyecto.

Si el alcance aumenta, el costo o tiempo necesario también lo hará inevitablemente. Retomando el ejemplo, si el gobierno decidiera incluir la construcción de una segunda terminal, la fecha de entrega tendría que posponerse y el costo también aumentaría, pues no se habría presupuestado dicha ampliación de alcance.

El tiempo es el espacio temporal en el que se pretende lograr la meta o producto único. En nuestro ejemplo, el Gobierno de México ha expresado sus intenciones de entregarlo el 21 de marzo de 2022.

El tiempo determina lo que se puede lograr y el costo para lograrlo. Se puede tener una fecha ajustada de entrega, lo que puede provocar que se recorte el alcance (para conseguir la meta) o bien, los costos se disparen, pues se buscaría intensificar los trabajos en tareas para conseguir las fechas pactadas. Si retomamos nuestro ejemplo, pensemos que sucedería si el gobierno pretendiera recortar un mes las fechas de entrega. Quizá los esfuerzos se intensifiquen para ultimar detalles esenciales para hacer operativo al aeropuerto, situación que incrementaría costos y también reduciría el alcance, pues probablemente se dejarían de lado decoraciones o vías de acceso, implicando un recorte de alcance para conseguir la meta propuesta, que es simplemente tener un aeropuerto operativo y sabemos que se puede tener un aeropuerto aunque los acabados no sean de mármol.

El costo son aquellas herramientas que dispondremos para lograr nuestros objetivos del proyecto. No solo hablamos de recursos económicos, sino también de talento humano y de materiales, herramientas, entre otros.

En nuestro ejemplo, el gobierno se ha planteado una inversión inicial de 70,000 mdp empleando ingenieros militares y apoyo de los gobiernos del Estado de México y Ciudad de México. Podemos ser tan rigurosos como deseemos en esto. Sin embargo, a efectos prácticos, nos limitaremos a montos económicos.

Si los costos se recortan al grado de ser austeros extremistas, el proyecto tendrá que tener una duración menor, debido a que no existirían condiciones para pagar sueldos durante la duración total del proyecto, además, el alcance tendría que ajustarse a las nuevas condiciones o se buscaría reducir la calidad de los entregables para cumplir con las metas propuestas.

Si nos remitimos al ejemplo de estudio, si el gobierno decidiera recortar los costos del proyecto, este se vería limitado en lo que puede lograr y quizá requeriría más tiempo para conseguir ciertas tareas por falta de personal para realizar tareas o bien, el proyecto tendría que buscar materiales de inferior calidad, pero más económicos.

Lo anterior nos trae al punto central del triángulo, donde se ubica la calidad.

La calidad es subjetiva y compleja de medir. Pensemos, ¿Qué hace a un aeropuerto ser un "buen aeropuerto"? Quien no sepa de aeropuertos, puede pensar que un buen aeropuerto es aquel que se ve bonito por dentro, donde se puede llegar fácilmente y donde los aviones no demoran de forma recurrente, mientras que ingenieros aeronáuticos pueden pensar que un buen aeropuerto es aquel que tiene posiciones de contacto con pasillos telescópicos, sistemas ILS categoría III, radares de tierra, que cuente con todo tipo de servicios primarios, secundarios y complementarios para aeronaves, entre otros.

La calidad responde a que el producto o servicio tenga la capacidad de funcionar de forma satisfactoria para el objetivo por el cual fue concebido, esto es muy importante, porque aunque tengamos un producto bueno, pero que no cumple su propósito, será un fracaso. Esto podemos pensarlo con lo que fue Windows 8, que fue un sistema operativo bueno e innovador, pero que fue diseñado para entornos táctiles y no para computadoras ordinarias y que terminó por no cumplir con las expectativas de sus consumidores.

En la calidad encontramos la categoría, que responde al conjunto de funciones prestaciones que ofrece el producto, estas suelen ser evaluadas muy particularmente por el usuario final. Por ejemplo, si tenemos un teléfono celular de gama baja, pero que cumple muy bien su función de realizar llamadas y conexión a internet, muy probablemente el usuario considere que su teléfono es de muy buena calidad aunque sus componentes estén lejos de ser de buena calidad.

Para saber como empezar a definir un proyecto, podemos empezar definiendo los puntos anteriores.

1. ¿Qué problema vas a solucionar? (Objetivo del proyecto) Si los objetivos superan los recursos disponibles para el proyecto, será necesario desechar algunos.

¿¡¿Existe alguna fecha para esto? ¿Cuál es? (Tiempo)

2. Debes definir que se tiene que conseguir (Alcance)

¿Cómo resolver el problema? (Costo)

Define también los criterios que te permitan conocer si tu proyecto está terminado, aquí la calidad juega un papel relevante, pues te permitirá saber si el proyecto ha sido un éxito. Un criterio de éxito para el ejemplo del AIFA, podría ser, por ejemplo, que la terminal mueva sus primeras 100 operaciones sin incidentes. Es importante recopilar los requisitos, pues son protagónicos para definir los tres aspectos de la triple restricción. En el caso del AIFA, un requisito indispensable es que funcione como aeropuerto internacional, que se reubiquen las instalaciones militares actuales, entre otros. De los requisitos, emanarán las restricciones, que será indispensable conocerlas para anticipar cambios y dificultades durante el proyecto. Es menester tenerlas en consideración, pues pueden incrementar el alcance, el costo y el tiempo necesario para concluir con éxito el proyecto.

En nuestro ejemplo, una restricción importante del proyecto tiene que ver con el espacio aéreo y la necesidad de integrar su operación con el resto de aeropuertos de la región, requiere sortear obstáculos geográficos para las rutas de aproximación, etc.

Los proyectos son apasionantes, porque implican cambios. El mundo de la gestión de proyectos es un arte que requiere experiencia y conocimiento, aquí hemos dado solo una pizca sobre la complejidad de la gestión de proyectos, sin embargo, cuando inicies un proyecto, sea formal o no, puedes tomar en cuenta que exista una triple restricción que está inevitablemente presente y que tal vez desearías conocer la relación que existe entre estos 4 factores y pensar en lo que puedes hacer para prevenir inconvenientes.