En todos los entornos, hemos escuchado hablar sobre proyectos. Desde proyectos de las grandes corporaciones, hasta proyectos de familiares o personales. Los proyectos tienen distintos alcances e involucran diferentes variables, es claro que un proyecto de construcción impulsado por una empresa no tiene la misma magnitud y complejidad que cuando nos proponemos a montar un negocio. Sin embargo, todos los proyectos tienen aspectos comunes que vamos a explorar en esta entrada.
La pregunta obligada es: ¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal, que produce un producto/servicio/resultado único, con un inicio y un final definido, generalmente cuentan con un presupuesto.
De la definición anterior, que no es exacta a la que define la Guía del PMBOK® Aunque esta entrada tiene como base sus conceptos.
Pero, comprendamos el significado de la definición. Al acotarse que produce un producto/servicio/resultado entendemos que, en esencia, se generan cambios, cuya presentación puede ser:
Producto: Un teléfono celular
Servicio: Implementar una web de ventas
Resultado: Generar un censo
La definición indica también que se trata de un esfuerzo temporal, lo que nos lleva a pensar en que, si bien los proyectos prácticamente nunca salen de acuerdo con lo planeado, tienen al menos una idea de su fecha de inicio y de final, lo que hace a los proyectos distintos de las operaciones. Las operaciones son tareas recurrentes repetitivas. Pensémoslo de la siguiente manera. Si en el ámbito personal deseo aprender inglés, pero en la universidad tengo cursos de inglés, ¿Podría decir que es mi proyecto? Mis clases de inglés son parte ya de mis operaciones, y aunque buscan el objetivo de aprender inglés, un proyecto no sería la mejor definición ni enfoque para controlar estas actividades.
Ahora bien, la definición no habla de un presupuesto, pero no debe caerse en el error de creer que habla solamente de valores monetarios, si no que implica también los recursos de trabajo (personas) y recursos materiales, como las herramientas que nos permitirán ejecutar las tareas que componen el alcance del proyecto. Cada proyecto genera un cambio único, pues, aunque haya similitudes entre proyectos, cada uno se enfrentará a particularidades que lo harán único.
La gestión
de proyectos consiste en la coordinación de diversas áreas de conocimiento, con
el objetivo de producir cambios. De modo que se cumplan objetivos.
¿Qué
problema estás resolviendo? Definir el problema
¿Cómo vas a resolverlo?
- Estrategias entre soluciones, estableciendo modelos, recopilar requisitos,
identificar productos finales y alcance
¿Qué plan
tienes? - Identificar trabajo (tareas), cronograma, recursos necesarios y
cuánto cuesta.
Detallar
aspectos de los procesos, comunicación, gestión de cambios, métodos de pruebas,
etc.
¿Cómo saber
que se ha acabado? - Criterios del éxito, resultados cuantificables que
demuestran fin del proyecto
¿Qué tal fue
el proyecto? - Se requiere analizar, ¿Qué salió bien? ¿Cómo puede haber ido
mejor? ¿Por qué? ¿Qué salió mal?
CICLO DE
VIDA DE UN PROYECTO TRADICIONAL
Se puede
desglosar en cinco fases para los proyectos tradicionales o en cascada.
INICIO:
Consiste en un compromiso para empezar un proyecto, definir el proyecto, su
alcance, recursos y el costo calculado, identificar partes involucradas y que
concuerden en el proyecto, conseguir aprobación.
PLANIFICACIÓN:
Trabajar con expertos para descubrir el plan de proyecto, ¿Qué se hará? ¿Cómo?
¿Cuándo se acaba? Aprobar el proyecto
EJECUCIÓN:
Lanzamiento del proyecto, el equipo entiende y tiene reglas y se ponen a
trabajar en tareas, REUNIÓN de control
GESTIÓN Y
CONTROL: Comprobar le progreso del proyecto, compararlo con lo planeado. Si
está fuera de lo planeado, se toman medidas. Ocurre durante el ciclo de vida.
CIERRE: El
cliente aprueba el proyecto y acepta que está completa, se documenta el
rendimiento, se recopilan lecciones aprendidas, se cierran contratos y se pasan
recursos al siguiente.
El modelo en
cascada sirve cuando los objetivos están claramente definidos.
ALCANCE
El alcance son todos aquellos procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. La gestión del alcance. La gestión del alcance se basa en definir y controlar lo que se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
En la gestión del alcance, se tiene que:
- Planificar
la gestión del alcance
- Recopilar
requisitos: Es el proceso de determinar, documentar, gestionar las
necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los
objetivos del proyecto
- Definir
alcance: Proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y
del producto.
- Crear
EDT: Es la subdivisión de los entregables y el trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y fáciles de manejar
- Validar
alcance
- Controlar
el alcance: Tiene que ver con monitorear el estado del proyecto y de la
línea base de alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base
del alcance.
En contexto de proyecto, el alcance puede referirse a dos términos:
Alcance del producto: Las características y funciones que describen un producto, servicio o resultado.Alcance del proyecto: Es el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. En ocasiones se considera que el término de alcance del proyecto incluye el alcance del producto.
La línea base el alcance del proyecto y es la versión aprobada del
enunciado del alcance del proyecto de la estructura de desglose del trabajo y
su diccionario asociado. Una línea base puede cambiarse solo mediante
procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base de
comparación durante la realización de procesos para validar el alcance y
controlarlo.
Con esta entrada, he pretendido aportar claridad a la base de conocimiento que todo gestor de proyectos debe tener. ¡Mucho éxito!
BIBLIOGRAFÍA
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017
Comentarios
Publicar un comentario